Питання-відповіді: ЕЦП та сервіси ДФС:

1. Чи існують підстави для скасування електронного цифрового підпису?
Відповідь: Регламентом Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту встановлений виключний перелік підстав скасування (відкликання) посилених сертифікатів відкритих ключів електронного цифрового підпису.
Так, сертифікат автоматично скасовується Центром, без надання окремого повідомлення заявнику (підписувачу), у випадку не поновлення заблокованого сертифіката протягом 30 календарних днів або закінчення строку чинності сертифіката підписувача.
Сертифікат скасовується за письмовою заявою, без додаткового повідомлення, у випадку припинення діяльності суб’єкта господарювання – заявника, розірвання підписувачем трудового договору з юридичною особою – заявником, у разі компрометації особистого ключа, за заявою заявника або його уповноваженого представника.
Разом з тим, сертифікат ключа може бути достроково скасований Центром, з письмовим або електронним повідомленням заявника, у разі:
- набрання законної сили рішенням суду про скасування посиленого сертифіката ключа;
- смерті підписувача або оголошення його померлим за рішенням суду;
- визнання підписувача недієздатним за рішенням суду;
- надання заявником недостовірних даних, припинення (розірвання) договору з заявником. 
Скасовані сертифікати поновленню не підлягають. Інформація про усі скасовані сертифікати автоматично заноситься до Списку відкликаних сертифікатів, який публікується на офіційному інформаційному ресурсі АЦСК ІДД (http://www.acskidd.gov.ua/) та є доступним кожному користувачу.
 
2. Що входить до функцій  он-лайн сервісу «Податковий асистент»?
Відповідь: В основі роботи сервісу лежить моніторинг господарської діяльності платників податків (фактично податковий аудит), за результатами якого у разі виявлення податкових ризиків, платникам податків надсилається інформаційне повідомлення. Персоніфіковані розсилки здійснюються щомісячно. Листування є індивідуальним та повністю конфіденційним.
Електронний сервіс Міндоходів «Податковий асистент» створено для платників, які надсилають свою звітність до податкових інспекцій засобами телекомунікаційного зв’язку з метою упередження ризиків при формуванні звітності та недопущення їх виникнення у майбутньому. Послуга надається без надходження запиту від платника податків.
 
3. В який строк необхідно отримати нові електронні ключі у разі зміни керівника підприємства?
Відповідь:Якщо у платника податків виникають зміни облікових даних, тобто змінюється керівництво (директор, головний бухгалтер або особа, уповноважена вести бухгалтерський облік), то у строк до моменту подання наступної електронної звітності потрібно отримати нові посилені сертифікати відкритих ключів на посадових осіб платника, які мають право підпису документів, та переукласти договір «Про визнання електронних документів». Якщо договір «Про визнання електронних документів» укладається в електронній формі, то посилений сертифікат платника податків та його посадових осіб імпортуються в базу сертифікатів разом з договором. Тому для імпортування в базу сертифікатів нового зазначений договір необхідно переукласти.
При цьому, перш за все, необхідно подати відомості про зміну керівника до Державного реєстратора за місцем своєї реєстрації, а відомості про зміну головного бухгалтера – до своєї податкової інспекції.
 
4. Що робити, коли при підписанні документу виникає помилка «Невірний пароль або ключ пошкоджено»?
Відповідь: Необхідно перевірити:
1) який ключ ЕЦП використовується першим? (вірна послідовність підписів Бухгалтер-директор-електронна печатка);
2) якщо ключ обрано вірно, слід звернути увагу на правильність введення паролю, а саме регістр вводу паролю, мову клавіатури тощо (створений пароль може містити особливі символи, які відрізняються за розташуванням на клавіатурі);
3) чи змінювалось ім’я файлу особистого ключа? (у разі зміни ім’я файлу особистий ключ буде пошкоджено, тому необхідно звернутися до представництва АЦСК ІДД Міндоходів, в якому отримували послуги ЕЦП, подати заяву на скасування посиленого сертифіката, згенерувати новий особистий ключ та отримати відповідний йому посилений сертифікат відкритого ключа).
 
5. Чи можна змінити назву особистого ключа або сертифіката?
Відповідь: Особистий ключ електронного цифрового підпису має жорстко визначену назву – «Key-6.dat», яка зміні не підлягає. Зміна назви особистого ключа призведе до неможливості його використання.
Назва сертифіката може бути змінена за бажанням клієнта, за виключенням розширення файлу – «*.cer».
 
6. Які документи необхідно подати юридичній особі  для отримання ЕЦП?
Відповідь:  Для юридичної особи необхідно подати  наступні документи:
- заповнена та підписана Реєстраційна картка (для юридичної особи), за необхідності з Додатком до розділу 2 реєстраційної картки, у двох примірниках;
- оригінал статуту юридичної особи (положення про установу, філію) або його нотаріально засвідчена копія (надається виключно для ознайомлення);
- документи, що підтверджують повноваження керівника заявника (копія наказу про призначення тощо);
- документи, що підтверджують належність підписувача до юридичної особи – заявника та його повноваження, засвідчені печаткою та особистим підписом керівника юридичної особи;
- копії паспортів заявника та підписувачів (копії 1-4 сторінок), засвідчені власноручними підписами власників паспортів (в разі, якщо через релігійні переконання фізична особа відмовилась від ідентифікаційного коду, копія сторінки паспорту з відміткою про таку відмову);
- копія облікової картки платника податків* (довідки про присвоєння ідентифікаційного коду ДРФО керівника та головного бухгалтера) у разі, якщо формуються сертифікати для керівника та бухгалтера.
Центр сертифікації ключів при ЦОП ДПІ у Печерському районі ГУ Міндоходів у м. Києві функціонує за адресою: м. Київ, вул. Лєскова, 4. Телефон консультанта-модератора: 201-89-04.
 
7. Яким чином завантажити власний посилений сертифікат відкритого ключа?
Відповідь: Посилені сертифікати відкритих ключів необхідно завантажити з офіційного інформаційного ресурсу АЦСК ІДД Міндоходів www.acskidd.gov.ua (Розділ «Пошук сертифікатів») та зберегти їх на локальний диск у каталог «My Certificates and CRLs» або іншу папку обрану в якості файлового сховища. Для пошуку посиленого сертифіката відкритого ключа слід використовувати поля «Код ЄДРПОУ»/ «Код платника податків» або скористатись меню «Допомога» програмного забезпечення «ДПС Захист звітності» (описано в п. 2.1 та 5.2 Інструкції з експлуатації ПЗ ”ДПС Захист звітності”).
 
8. За якими телефонами можна проконсультуватись щодо роботи в «Електронному кабінеті платника»?
Відповідь: Консультування платників щодо роботи в електронному кабінеті платника здійснюється за телефонами гарячої лінії (0800 501 007).
 
9. Як дізнатися, що податкова звітність в електронному вигляді була отримана контролюючим органом?
Відповідь: Відповідно до «Інструкції з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку», затвердженої наказом ДПС України від 10.04.2008 р № 233 перша квитанція є підтвердженням платнику податків передачі його податкових документів в електронному виді  до  контролюючого органу засобами телекомунікаційного зв’язку. Ця квитанція надсилається контролюючим органом на електронну адресу платника податків, з якою було надіслано податкову звітність. Другий примірник першої квитанції в електронному виді зберігається в органі Міндоходів. Якщо на електронну адресу платника податків не надійшла перша квитанція, то податковий документ вважається неодержаним
Підтвердженням платнику податків прийняття його податкових документів  до бази даних є друга квитанція в електронному виді у текстовому форматі, в якій визначаються реквізити прийнятого податкового документа в електронній формі, відповідність податкового документа в електронній формі затвердженому формату (стандарту) електронного документа, результати перевірки ЕЦП, інформація про платника податків, дата та час приймання, реєстраційний номер, податковий період, за який подається податкова звітність, та дані про відправника квитанції. Другий примірник другої квитанції в електронному вигляді зберігається в органі Міндоходів.
 
10. Який порядок накладення електронних цифрових підписів (ЕЦП) посадових осіб СГ на податкову звітність?
Відповідь: Відповідно до пп.7.1 п.7 р. ІІІ Інструкції з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженої наказом ДПА України від 10.04.08 № 233 платник податків створює податковий документ в електронному вигляді відповідно до затвердженого формату (стандарту) за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення.
Після підготовки платником податків податкового документа в електронному вигляді на нього накладаються ЕЦП посадових осіб платника податків у такому порядку: першим - ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), другим - ЕЦП керівника, третім - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків.
За відсутності у платника податків посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника податків накладаються у такому порядку: першим - ЕЦП керівника, другим - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків.
Платником податків фізичною особою - суб’єктом підприємницької діяльності електронні цифрові підписи накладаються у такому порядку: першим - ЕЦП платника податків - фізичної особи, другим - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків (за наявності).
 
11. Як саме можна перевірити, що податкова звітність в електронному вигляді була отримана контролюючим органом?
Відповідь: Відповідно до «Інструкції з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку», затвердженої наказом ДПС України від 10.04.2008 р № 233 перша квитанція є підтвердженням платнику податків передачі його податкових документів в електронному виді  до  контролюючого органу засобами телекомунікаційного зв’язку. Ця квитанція надсилається контролюючим органом на електронну адресу платника податків, з якою було надіслано податкову звітність. Другий примірник першої квитанції в електронному виді зберігається в органі Міндоходів. Якщо на електронну адресу платника податків не надійшла перша квитанція, то податковий документ вважається неодержаним
Підтвердженням платнику податків прийняття його податкових документів  до бази даних є друга квитанція в електронному виді у текстовому форматі, в якій визначаються реквізити прийнятого податкового документа в електронній формі, відповідність податкового документа в електронній формі затвердженому формату (стандарту) електронного документа, результати перевірки ЕЦП, інформація про платника податків, дата та час приймання, реєстраційний номер, податковий період, за який подається податкова звітність, та дані про відправника квитанції. Другий примірник другої квитанції в електронному вигляді зберігається в органі Міндоходів.
12. В який термін необхідно отримати нові ключі електронно-цифрового підпису у разі зміни керівника підприємства?
Відповідь:Якщо у платника податків виникають зміни облікових даних, тобто змінюється керівництво (директор, головний бухгалтер або особа, уповноважена вести бухгалтерський облік), то у строк до моменту подання наступної електронної звітності потрібно отримати нові посилені сертифікати відкритих ключів на посадових осіб платника, які мають право підпису документів, та переукласти договір «Про визнання електронних документів». Якщо договір «Про визнання електронних документів» укладається в електронній формі, то посилений сертифікат платника податків та його посадових осіб імпортуються в базу сертифікатів разом з договором. Тому для імпортування в базу сертифікатів нового зазначений договір необхідно переукласти.
При цьому, перш за все, необхідно подати відомості про зміну керівника до Державного реєстратора за місцем своєї реєстрації, а відомості про зміну головного бухгалтера – до податкової інспекції.
Платники Печерського району відомості подають в Центр обслуговування платників за адресою: вул.Лєскова,4 телефон консультанта-модератора:201-89-04
 
13. Що робити у випадку, коли при підписанні документу  виникає помилка «Невірний пароль або ключ пошкоджено»?
Відповідь: Необхідно перевірити:
-     який ключ ЕЦП використовується першим? (вірна послідовність підписів Бухгалтер-директор-електронна печатка);
-     якщо ключ обрано вірно, слід звернути увагу на правильність введення паролю, а саме регістр вводу паролю, мову клавіатури тощо (створений пароль може містити особливі символи, які відрізняються за розташуванням на клавіатурі);
-     чи змінювалось ім’я файлу особистого ключа? (у разі зміни ім’я файлу особистий ключ буде пошкоджено, тому необхідно звернутися до представництва АЦСК ІДД Міндоходів, в якому отримували послуги ЕЦП, подати заяву на скасування посиленого сертифіката, згенерувати новий особистий ключ та отримати відповідний йому посилений сертифікат відкритого ключа).
 
14.Яким чином можна переглянути реєстраційний номер  посиленого сертифіката ключа ЕЦП, отриманого в  АЦСК ІДД?
Відповідь: Для перегляду реєстраційного номеру посиленого сертифіката відкритого ключа електронного цифрового підпису (далі – посилений сертифікат), отриманого від Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту (далі – АЦСК ІДД), його необхідно завантажити на комп’ютер. Після чого, відкривши файл посиленого сертифіката на вкладці «Зміст» знайти поле «Серійний номер», у якому і міститься реєстраційний номер посиленого сертифіката.
     Також, переглянути реєстраційний номер посиленого сертифіката можна за допомогою надійного засобу електронного цифрового підпису «ІІТ Користувач ЦСК – 1». Інсталяційний файл та настанову користувача «ІІТ Користувач ЦСК – 1» можна завантажити з офіційного інформаційного ресурсу АЦСК ІДД за посиланням http://acskidd.gov.ua у розділі «Програмне забезпечення» у вкладці «Інше».

15. Який порядок блокування електронного цифрового підпису?

Відповідь: Блокування посиленого сертифіката можна здійснити у телефонному режимі. Заява в усній формі подається заявником до АЦСК ІДД засобами телефонного зв’язку за номером: (044) 284-00-10, при цьому заявник повинен повідомити адміністратору реєстрації наступну інформацію:

ідентифікаційні дані власника сертифіката;
реєстраційний номер сертифіката ключа;
ключову фразу голосової автенфікації.
Письмова заява на блокування посиленого сертифіката подається до АЦСК ІДД або до відокремленого пункту реєстрації користувачів за встановленою формою та засвідчується власноручним підписом заявника. У разі якщо власником сертифіката є юридична особа, підпис уповноваженого представника юридичної особи засвідчується печаткою.
Форми заяв на блокування, скасування та поновлення посиленого сертифiката відкритого ключа знаходяться на веб-сайті Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту за адресою www.acskidd.gov.ua в розділах «Форми документів» та «Блокування, поновлення, скасування сертифікатів».
Після блокування сертифікату заявник зобов’язаний прoтягом 30 календарних днів поновити строк чинності сертифікату або подати заяву про його скасування. У випадку не поновлення, сертифікат ключа скасовується автоматично.
 
16. Чи потрібно надавати до органів Міндоходів посилені сертифікати відкритих ключів, які були отримані?
Відповідь: Посилені сертифікати ключів підписувачів (платників податків), які отримали послуги електронного цифрового підпису від АЦСК ІДД Міндоходів, передаються до органів Міндоходів автоматично при підписанні договору  «Про визнання електронних документів» за допомогою онлайн-сервісів наданих компаніями – учасниками Меморандуму щодо поліпшення процесу подання звітності, впровадження електронних сервісів та розвитку електронного документообігу, які доступні за посиланням http://acskidd.gov.ua/program obespech інформаційного ресурсу АЦСК ІДД.
 
17. Як отримати інформацію про стан розрахунків з бюджетом по податках і зборах через Інтернет?
Відповідь: Для отримання інформації про стан розрахунків з бюджетом по податках і зборах в онлайн-режимі запрошуємо платників податків скористатись послугами онлайн-сервісу ДФС – «Електронний кабінет платника податків».
Як і інші працюючі сервіси, особистий кабінет зорієнтований на підвищення рівня комфорту під час взаємодії з контролюючими органами та на скорочення витрат часу для відвідин органів доходів і зборів.
Електронний кабінет платника податків, зокрема, дає змогу побачити стан розрахунків із бюджетом по податках і зборах, підготувати, заповнити і надіслати податкову звітність в електронному вигляді, перевірити  звітність  на наявність арифметичних помилок, переглянути подану звітність незалежно від способу іі подання.
До того ж використання електронного сервісу забезпечує доступ платника податків до податкового календаря, який нагадає користувачу терміни надання податкової звітності та сплати податків і зборів. Окрім цього, клієнт може переглянути свої облікові дані за даними ДФС.
Вхід до Електронного кабінету платника податків здійснюється шляхом авторизації на веб-ресурсі ДФС за допомогою електронного цифрового підпису.
 
18. Що входить до функцій онлайн-сервісу «Податковий асистент»?
Відповідь: На основі роботи сервісу лежить моніторинг господарської діяльності платників податків (фактично податковий аудит), за результатами якого у разі виявлення податкових ризиків, платникам податків надсилається інформаційне повідомлення. Персоніфіковані розсилки здійснюються щомісячно. Листування є індивідуальним та повністю конфіденційним.
Електронний сервіс ДФС «Податковий асистент» створено для платників, які надсилають свою звітність до податкових інспекцій засобами телекомунікаційного зв’язку з метою упередження ризиків при формуванні звітності та недопущення їх виникнення у майбутньому. Послуга надається без надходження запиту від платника податків.
 
19. В який строк необхідно отримати нові електронні ключі у разі зміни керівника підприємства?
Відповідь: Якщо у платника податків виникають зміни облікових даних, тобто змінюється керівництво (директор, головний бухгалтер або особа, уповноважена вести бухгалтерський облік), то у строк до моменту подання наступної електронної звітності потрібно отримати нові посилені сертифікати відкритих ключів на посадових осіб платника, які мають право підпису документів, та переукласти договір «Про визнання електронних документів».
Якщо договір «Про визнання електронних документів» укладається в електронній формі, то посилений сертифікат платника податків та його посадових осіб імпортуються в базу сертифікатів разом з договором. Тому для імпортування в базу сертифікатів нового зазначений договір необхідно переукласти.
При цьому, перш за все, необхідно подати відомості про зміну керівника до Державного реєстратора за місцем своєї реєстрації, а відомості про зміну головного бухгалтера – до своєї податкової інспекції.
 
20. В якому випадку АЦСК ІДД може відмовити суб’єкту господарювання в видачі посилених сертифікатів ЕЦП?
Відповідь: Для отримання послуги ЕЦП суб’єкт господарювання повинен звернутись до підрозділу реєстрації користувачів та надати пакет документів, перелік яких вказано в Регламенті АЦСК ІДД.
Згідно з розділом 5 «Ідентифікація та автентифікація» Регламенту АЦСК ІДД адміністратор реєстрації приймає рішення про відмову в реєстрації приймає рішення ро відмову в реєстрації за результатом розгляду поданих документів у разі:
- відсутності всіх необхідних для реєстрації документів;
- відсутності у довіреної особи документів, які засвідчують її повноваження та особу;
- поданні заявником неналежно засвідчених копій документів;
- невідповідності даних, що визначені в поданих документах, фактичним даним заявника.
Також адміністратор реєстрації може відмовити суб’єкту господарювання у наданні послуги ЕЦП, якщо документи мають підчистки, дописки, закреслені слова, інші незастережні виправлення або написи олівцем, а також мають пошкодження, внаслідок чого їх текст неможливо прочитати.
 
21. Чи встановлені особливі вимоги до форми довіреності, яку необхідно надати серед інших реєстраційних документів?
Відповідь: Якщо немає можливості його особистої присутності в Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту. У цьому випадку заявник надає довіреність на подання документів для реєстрації зразок на сайті http//www.acskidd.gov.ua.
Довіреність засвідчується:
- для юридичних осіб: підписом керівника з прикладенням печатки організації;
- для фізичних осіб  - підприємців
- підписом підприємця з прикладенням його печатки або у разі відсутності печатки – нотаріально;
- для фізичних осіб: нотаріально.
Нотаріально засвідчена довіреність повинна містити інформацію про надання повноважень повіреній особі від імені Довірителя здійснити процедуру реєстрації заявника у реєстрі підписувачів АЦСК ІДД та генерації ключів підписувала у АЦСК ІДД з наданням права підпису всіх необхідних реєстраційних документах АЦСК ІДД як заявника.
 
22. Чи зобов’язані СГ застосовувати РРО при продажу товарів через систему електронної торгівлі?
Відповідь: Реєстратори розрахункових операцій та розрахункові книжки не застосовуються при продажу товарів у системах електронної торгівлі (комерції).
Відповідно до п.13 ст.9 Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» реєстратори розрахункових операцій та розрахункові книжки не застосовуються при продажу товарів у системах електронної торгівлі (комерції).
 
23. Чи має право платник податків подати фінансову звітність в електронній формі та чи буде він отримувати при цьому квитанції?
Відповідь: Відповідно до пункту 46.2 статті 46 Податкового кодексу України платник податку на прибуток подає разом з відповідною податковою декларацією квартальну або річну фінансову звітність (крім малих підприємств) у порядку, передбаченому для подання податкової декларації.
Згідно з підпунктом «в» пункту 49.3 статті 49 Податкового кодексу податкова декларація подається засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством.
Відповідно до розділу ІІІ Інструкції з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженої наказом ДПА України від 10.04.08 року №233, платнику податків надсилаються квитанції:
- перша квитанція, що є підтвердженням платнику податків передачі його
податкових документів в електронному вигляді до органу доходів і зборів засобами телекомунікаційного зв’язку. Ця квитанція надсилається органами доходів і зборів на електронну адресу платника податків, з якої було надіслано податкову звітність. Другий примірник першої квитанції в електронному вигляді зберігається в органі доходів і зборів. Якщо на електронну адресу платника податків не надійшла перша квитанція, то податковий документ вважається неодержаним;
- підтвердженням платнику податків прийняття його податкових документів до бази даних органу доходів і зборів є друга квитанція в електронному вигляді у текстовому форматі, в якій визначаються реквізити прийнятого податкового документа в електронній формі, відповідність податкового документа в електронній формі затвердженому формату (стандарту) електронного документа, результати перевірки ЕЦП, інформація про платника податків, дата та час приймання, реєстраційний номер, податковий період, за який подається податкова звітність, та дані про відправника квитанції. На цю квитанцію накладається ЕЦП органу доходів і зборів, здійснюється її шифрування та надсилання платнику податків засобами телекомунікаційного зв’язку. Другий примірник другої квитанції в електронному вигляді зберігається в органі доходів і зборів.
Враховуючи вищенаведене, платник податків має право подати фінансову звітність в електронній формі. У разі подання платником податків фінансової звітності в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку йому будуть надсилатися квитанції: перша та друга. Інформацію про оновлені версії форм фінансової звітності (баланс, звіт про фінансові результати, звіт про рух грошових коштів, звіт про власний капітал, баланс суб’єкта малого підприємництва) можна знайти на офіційному веб-порталі Міндоходів в рубриці Головна/Електронна звітність/ Платникам податків про електронну звітність/ Інформаційно-аналітичне забезпечення/Реєстр електронних форм податкових документів
 
24. Що робити, коли при підписанні документу виникає помилка «Невірний пароль або ключ пошкоджено»?
Відповідь: Необхідно перевірити:
1) який ключ ЕЦП використовується першим? (вірна послідовність підписів Бухгалтер-директор-електронна печатка);
2) якщо ключ обрано вірно, слід звернути увагу на правильність введення паролю, а саме регістр вводу паролю, мову клавіатури тощо (створений пароль може містити особливі символи, які відрізняються за розташуванням на клавіатурі);
3) чи змінювалось ім’я файлу особистого ключа? (у разі зміни ім’я файлу особистий ключ буде пошкоджено, тому необхідно звернутися до представництва АЦСК ІДД Міндоходів, в якому отримували послуги ЕЦП, подати заяву на скасування посиленого сертифіката, згенерувати новий особистий ключ та отримати відповідний йому посилений сертифікат відкритого ключа).
 
25.Чи можна змінити назву особистого ключа або сертифіката?
Відповідь: Особистий ключ електронного цифрового підпису має жорстко визначену назву – «Key-6.dat», яка зміні не підлягає. Зміна назви особистого ключа призведе до неможливості його використання.
Назва сертифіката може бути змінена за бажанням клієнта, за виключенням розширення файлу – «*.cer».
 
26. Які документи необхідно подати юридичній особі  для отримання ЕЦП?
Відповідь:  Для юридичної особи необхідно подати  наступні документи:
- заповнена та підписана Реєстраційна картка (для юридичної особи), за необхідності з Додатком до розділу 2 реєстраційної картки, у двох примірниках;
- оригінал статуту юридичної особи (положення про установу, філію) або його нотаріально засвідчена копія (надається виключно для ознайомлення);
- документи, що підтверджують повноваження керівника заявника (копія наказу про призначення тощо);
- документи, що підтверджують належність підписувача до юридичної особи – заявника та його повноваження, засвідчені печаткою та особистим підписом керівника юридичної особи;
- копії паспортів заявника та підписувачів (копії 1-4 сторінок), засвідчені власноручними підписами власників паспортів (в разі, якщо через релігійні переконання фізична особа відмовилась від ідентифікаційного коду, копія сторінки паспорту з відміткою про таку відмову);
- копія облікової картки платника податків* (довідки про присвоєння ідентифікаційного коду ДРФО керівника та головного бухгалтера) у разі, якщо формуються сертифікати для керівника та бухгалтера.
Центр сертифікації ключів при ЦОП ДПІ у Печерському районі ГУ Міндоходів у м. Києві функціонує за адресою: м. Київ, вул. Лєскова, 4. Телефон консультанта-модератора: 201-89-04.
 
27. Яким чином завантажити власний посилений сертифікат відкритого ключа?
Відповідь: Посилені сертифікати відкритих ключів необхідно завантажити з офіційного інформаційного ресурсу АЦСК ІДД Міндоходів www.acskidd.gov.ua (Розділ «Пошук сертифікатів») та зберегти їх на локальний диск у каталог «My Certificates and CRLs» або іншу папку обрану в якості файлового сховища. Для пошуку посиленого сертифіката відкритого ключа слід використовувати поля «Код ЄДРПОУ»/ «Код платника податків» або скористатись меню «Допомога» програмного забезпечення «ДПС Захист звітності» (описано в п. 2.1 та 5.2 Інструкції з експлуатації ПЗ ”ДПС Захист звітності”).
 
28. Як дізнатися, що податкова звітність в електронному вигляді була отримана контролюючим органом?
Відповідь: Відповідно до «Інструкції з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку», затвердженої наказом ДПС України від 10.04.2008 р № 233 перша квитанція є підтвердженням платнику податків передачі його податкових документів в електронному виді  до  контролюючого органу засобами телекомунікаційного зв’язку. Ця квитанція надсилається контролюючим органом на електронну адресу платника податків, з якою було надіслано податкову звітність. Другий примірник першої квитанції в електронному виді зберігається в органі Міндоходів. Якщо на електронну адресу платника податків не надійшла перша квитанція, то податковий документ вважається неодержаним
Підтвердженням платнику податків прийняття його податкових документів  до бази даних є друга квитанція в електронному виді у текстовому форматі, в якій визначаються реквізити прийнятого податкового документа в електронній формі, відповідність податкового документа в електронній формі затвердженому формату (стандарту) електронного документа, результати перевірки ЕЦП, інформація про платника податків, дата та час приймання, реєстраційний номер, податковий період, за який подається податкова звітність, та дані про відправника квитанції. Другий примірник другої квитанції в електронному вигляді зберігається в органі Міндоходів.
 
29. Чи можливо здійснити процедуру реєстрації в АЦСК ІДД через мережу Інтернет без особистої присутності в центрі сертифікації?
Відповідь: Процедура отримання послуг електронного цифрового підпису через мережу Інтернет не можлива. Регламентом Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту державної податкової служби, затвердженого Головою Державної податкової служби України 07.05.2012, передбачена особиста присутність заявника (чи його довіреної особи) під час процедури реєстрації. Детальну інформацію щодо процедури реєстрації можна переглянути на офіційному інформаційному ресурсі Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту http://www.acskidd.gov.ua/ у рубриці Реєстрація користувачів.
 
30. Який порядок накладення електронних цифрових підписів (ЕЦП) посадових осіб СГ на податкову звітність?
Відповідь: Відповідно до пп.7.1 п.7 р. ІІІ Інструкції з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженої наказом ДПА України від 10.04.08 № 233 платник податків створює податковий документ в електронному вигляді відповідно до затвердженого формату (стандарту) за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення.
Після підготовки платником податків податкового документа в електронному вигляді на нього накладаються ЕЦП посадових осіб платника податків у такому порядку: першим - ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), другим - ЕЦП керівника, третім - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків.
За відсутності у платника податків посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника податків накладаються у такому порядку: першим - ЕЦП керівника, другим - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків.
Платником податків фізичною особою - суб’єктом підприємницької діяльності електронні цифрові підписи накладаються у такому порядку: першим - ЕЦП платника податків - фізичної особи, другим - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків (за наявності)
 
31. Яким чином підприємство веде касову книгу в електронному вигляді?
Відповідь: Згідно з п. 4.4 глави 4 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 року № 637, підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі. Записи в касовій книзі здійснюються на підставі відповідної інформації з касових документів. Записи в касовій книзі мають робитися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги мають нумеруватися автоматично в порядку зростання з початку року.
У разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» у кінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року - їх загальна кількість за рік.
Після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира» касир зобов’язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати «Звіт касира» разом з відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у «Вкладному аркуші касової книги».
«Вкладний аркуш касової книги» протягом року зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється відбитком печатки підприємства (юридичної особи).
Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання відповідно до законодавства України.
 
32. Як платнику податків подати звітність в електронному вигляді до Міністерства доходів і зборів України після отримання послуг електронного цифрового підпису в АЦСК ІДД?
Відповідь: Платники податків, які отримали ключі електронного цифрового підпису від Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту, можуть подавати звітність в електронному вигляді до Міністерства доходів і зборів України за допомогою безкоштовних електронних сервісів, наданих компаніями-учасниками Меморандуму щодо поліпшення процесу подання звітності, впровадження електронних сервісів та розвитку електронного документообігу, перелік яких зазначено на офіційному інформаційному ресурсі АЦСК ІДД за посиланням http://acskidd.gov.ua у розділі «Програмне забезпечення».
 
33. Як відбувається отримання  платником першої та другої квитанцій при подачі звітності в електронному вигляді, та як довго їх потрібно зберігати ?
Відповідь:Відповідно до р. ІІІ Інструкції з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженої наказом ДПА України від 10.04.08 №233, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 16.04.08 за №320/15011 платнику податків надсилаються квитанції:
перша квитанція є підтвердженням платнику податків передачі його податкових документів в електронному вигляді до органу доходів і зборів засобами телекомунікаційного зв’язку. Ця квитанція надсилається органами доходів і зборів на електронну адресу платника податків, з якої було надіслано податкову звітність. Другий примірник першої квитанції в електронному вигляді зберігається в органі доходів і зборів. Якщо на електронну адресу платника податків не надійшла перша квитанція, то податковий документ вважається неодержаним;
підтвердженням платнику податків прийняття його податкових документів до бази даних органу доходів і зборів є друга квитанція в електронному вигляді у текстовому форматі, в якій визначаються реквізити прийнятого податкового документа в електронній формі, відповідність податкового документа в електронній формі затвердженому формату (стандарту) електронного документа, результати перевірки ЕЦП, інформація про платника податків, дата та час приймання, реєстраційний номер, податковий період, за який подається податкова звітність, та дані про відправника квитанції. На цю квитанцію накладається ЕЦП органу доходів і зборів, здійснюється її шифрування та надсилання платнику податків засобами телекомунікаційного зв’язку. Другий примірник другої квитанції в електронному вигляді зберігається в органі доходів і зборів.
У разі надходження податкового документа в електронному вигляді до органів доходів і зборів до 16 години платнику податків протягом двох годин з моменту прийняття (неприйняття) надсилається друга квитанція, в іншому випадку – протягом перших двох годин наступного робочого дня.
Архів надісланих до органу доходів і зборів файлів податкових документів із накладеними на них ЕЦП Платника податків та отриманих електронних квитанцій зберігається протягом строку, передбаченого законодавством для зберігання податкової звітності на паперових носіях, тобто 1095 днів з дня подання податкової звітності.
 
34. Яким чином покупцю передається податкова накладна, складена в електронній формі?
Відповідь: Відповідно до п. 201.1 ст. 201 Податкового кодексу України платник податку зобов’язаний надати покупцю (отримувачу) на його вимогу підписану уповноваженою платником особою та скріплену печаткою (за наявності) податкову накладну, складену за вибором покупця (отримувача) в один з таких способів:
а) у паперовому вигляді;
б) в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, електронного підпису уповноваженої платником особи та умови реєстрації податкової накладної у Єдиному реєстрі податкових накладних. У такому разі складання податкової накладної у паперовому вигляді не є обов’язковим.
Згідно зі ст. 5 р. ІІ Закону України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.
Згідно зі ст. 10 Закону відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей  документ.
Таким чином передача покупцеві податкової накладної в електронній формі здійснюється продавцем у спосіб, передбачений домовленістю з покупцем, зокрема: за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ, за домовленістю з покупцем.
                                     
35. Чи існують підстави для скасування електронного цифрового підпису?
Відповідь: Регламентом Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту встановлений виключний перелік підстав скасування (відкликання) посилених сертифікатів відкритих ключів електронного цифрового підпису.
Так, сертифікат автоматично скасовується Центром, без надання окремого повідомлення заявнику (підписувачу), у випадку не поновлення заблокованого сертифіката протягом 30 календарних днів або закінчення строку чинності сертифіката підписувача.
Сертифікат скасовується за письмовою заявою, без додаткового повідомлення, у випадку припинення діяльності суб’єкта господарювання – заявника, розірвання підписувачем трудового договору з юридичною особою – заявником, у разі компрометації особистого ключа, за заявою заявника або його уповноваженого представника.
Разом з тим, сертифікат ключа може бути достроково скасований Центром, з письмовим або електронним повідомленням заявника, у разі:
- набрання законної сили рішенням суду про скасування посиленого сертифіката ключа;
- смерті підписувача або оголошення його померлим за рішенням суду;
- визнання підписувача недієздатним за рішенням суду;
- надання заявником недостовірних даних, припинення (розірвання) договору з заявником. 
Скасовані сертифікати поновленню не підлягають. Інформація про усі скасовані сертифікати автоматично заноситься до Списку відкликаних сертифікатів, який публікується на офіційному інформаційному ресурсі АЦСК ІДД (http://www.acskidd.gov.ua/) та є доступним кожному користувачу.
 
36. Що входить до функцій  он-лайн сервісу «Податковий асистент»?
Відповідь: В основі роботи сервісу лежить моніторинг господарської діяльності платників податків (фактично податковий аудит), за результатами якого у разі виявлення податкових ризиків, платникам податків надсилається інформаційне повідомлення. Персоніфіковані розсилки здійснюються щомісячно. Листування є індивідуальним та повністю конфіденційним.
Електронний сервіс Міндоходів «Податковий асистент» створено для платників, які надсилають свою звітність до податкових інспекцій засобами телекомунікаційного зв’язку з метою упередження ризиків при формуванні звітності та недопущення їх виникнення у майбутньому. Послуга надається без надходження запиту від платника податків.
 
37. В який строк необхідно отримати нові електронні ключі у разі зміни керівника підприємства?
Відповідь:Якщо у платника податків виникають зміни облікових даних, тобто змінюється керівництво (директор, головний бухгалтер або особа, уповноважена вести бухгалтерський облік), то у строк до моменту подання наступної електронної звітності потрібно отримати нові посилені сертифікати відкритих ключів на посадових осіб платника, які мають право підпису документів, та переукласти договір «Про визнання електронних документів». Якщо договір «Про визнання електронних документів» укладається в електронній формі, то посилений сертифікат платника податків та його посадових осіб імпортуються в базу сертифікатів разом з договором. Тому для імпортування в базу сертифікатів нового зазначений договір необхідно переукласти.
При цьому, перш за все, необхідно подати відомості про зміну керівника до Державного реєстратора за місцем своєї реєстрації, а відомості про зміну головного бухгалтера – до своєї податкової інспекції.
 
38. Що робити, коли при підписанні документу виникає помилка «Невірний пароль або ключ пошкоджено»?
Відповідь: Необхідно перевірити:
1) який ключ ЕЦП використовується першим? (вірна послідовність підписів Бухгалтер-директор-електронна печатка);
2) якщо ключ обрано вірно, слід звернути увагу на правильність введення паролю, а саме регістр вводу паролю, мову клавіатури тощо (створений пароль може містити особливі символи, які відрізняються за розташуванням на клавіатурі);
3) чи змінювалось ім’я файлу особистого ключа? (у разі зміни ім’я файлу особистий ключ буде пошкоджено, тому необхідно звернутися до представництва АЦСК ІДД Міндоходів, в якому отримували послуги ЕЦП, подати заяву на скасування посиленого сертифіката, згенерувати новий особистий ключ та отримати відповідний йому посилений сертифікат відкритого ключа).
 
39. Чи можна змінити назву особистого ключа або сертифіката?
Відповідь: Особистий ключ електронного цифрового підпису має жорстко визначену назву – «Key-6.dat», яка зміні не підлягає. Зміна назви особистого ключа призведе до неможливості його використання.
Назва сертифіката може бути змінена за бажанням клієнта, за виключенням розширення файлу – «*.cer».
 
40. Які документи необхідно подати юридичній особі  для отримання ЕЦП?
Відповідь:  Для юридичної особи необхідно подати  наступні документи:
- заповнена та підписана Реєстраційна картка (для юридичної особи), за необхідності з Додатком до розділу 2 реєстраційної картки, у двох примірниках;
- оригінал статуту юридичної особи (положення про установу, філію) або його нотаріально засвідчена копія (надається виключно для ознайомлення);
- документи, що підтверджують повноваження керівника заявника (копія наказу про призначення тощо);
- документи, що підтверджують належність підписувача до юридичної особи – заявника та його повноваження, засвідчені печаткою та особистим підписом керівника юридичної особи;
- копії паспортів заявника та підписувачів (копії 1-4 сторінок), засвідчені власноручними підписами власників паспортів (в разі, якщо через релігійні переконання фізична особа відмовилась від ідентифікаційного коду, копія сторінки паспорту з відміткою про таку відмову);
- копія облікової картки платника податків* (довідки про присвоєння ідентифікаційного коду ДРФО керівника та головного бухгалтера) у разі, якщо формуються сертифікати для керівника та бухгалтера.
Центр сертифікації ключів при ЦОП ДПІ у Печерському районі ГУ Міндоходів у м. Києві функціонує за адресою: м. Київ, вул. Лєскова, 4. Телефон консультанта-модератора: 201-89-04.
 
41. Яким чином завантажити власний посилений сертифікат відкритого ключа?
Відповідь: Посилені сертифікати відкритих ключів необхідно завантажити з офіційного інформаційного ресурсу АЦСК ІДД Міндоходів www.acskidd.gov.ua (Розділ «Пошук сертифікатів») та зберегти їх на локальний диск у каталог «My Certificates and CRLs» або іншу папку обрану в якості файлового сховища. Для пошуку посиленого сертифіката відкритого ключа слід використовувати поля «Код ЄДРПОУ»/ «Код платника податків» або скористатись меню «Допомога» програмного забезпечення «ДПС Захист звітності» (описано в п. 2.1 та 5.2 Інструкції з експлуатації ПЗ ”ДПС Захист звітності”).
 
42. За якими телефонами можна проконсультуватись щодо роботи в «Електронному кабінеті платника»?
Відповідь: Консультування платників щодо роботи в електронному кабінеті платника здійснюється за телефонами гарячої лінії (0800 501 007).
 
43. Як дізнатися, що податкова звітність в електронному вигляді була отримана контролюючим органом?
Відповідь: Відповідно до «Інструкції з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку», затвердженої наказом ДПС України від 10.04.2008 р № 233 перша квитанція є підтвердженням платнику податків передачі його податкових документів в електронному виді  до  контролюючого органу засобами телекомунікаційного зв’язку. Ця квитанція надсилається контролюючим органом на електронну адресу платника податків, з якою було надіслано податкову звітність. Другий примірник першої квитанції в електронному виді зберігається в органі Міндоходів. Якщо на електронну адресу платника податків не надійшла перша квитанція, то податковий документ вважається неодержаним
Підтвердженням платнику податків прийняття його податкових документів  до бази даних є друга квитанція в електронному виді у текстовому форматі, в якій визначаються реквізити прийнятого податкового документа в електронній формі, відповідність податкового документа в електронній формі затвердженому формату (стандарту) електронного документа, результати перевірки ЕЦП, інформація про платника податків, дата та час приймання, реєстраційний номер, податковий період, за який подається податкова звітність, та дані про відправника квитанції. Другий примірник другої квитанції в електронному вигляді зберігається в органі Міндоходів.
 
44. Який порядок накладення електронних цифрових підписів (ЕЦП) посадових осіб СГ на податкову звітність?
Відповідь: Відповідно до пп.7.1 п.7 р. ІІІ Інструкції з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженої наказом ДПА України від 10.04.08 № 233 платник податків створює податковий документ в електронному вигляді відповідно до затвердженого формату (стандарту) за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення.
Після підготовки платником податків податкового документа в електронному вигляді на нього накладаються ЕЦП посадових осіб платника податків у такому порядку: першим - ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), другим - ЕЦП керівника, третім - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків.
За відсутності у платника податків посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника податків накладаються у такому порядку: першим - ЕЦП керівника, другим - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків.
Платником податків фізичною особою - суб’єктом підприємницької діяльності електронні цифрові підписи накладаються у такому порядку: першим - ЕЦП платника податків - фізичної особи, другим - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків (за наявності).

ДПІ у Печерському районі ГУ Міндоходів у м. Києві