ПИТАННЯ ВІДПОВІДІ:
1. Чи включаються до складу адміністративних витрат витрати відрядження засновника підприємства або голови та членів правління?
Відповідь: Відповідно до пп. 140.1.7 п.140.1 ст.140 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року №2755-VI (далі - ПКУ) при визначенні об’єкта оподаткування враховуються витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Ст.89 Господарського кодексу України від 16 січня 2003 року №436-ІV визначено, що управління діяльністю господарського товариства здійснюють його органи та посадові особи, склад і порядок обрання (призначення) яких визначається залежно від виду товариства, а у визначених законом випадках - учасники товариства.
Посадовими особами товариства визнаються голова та члени виконавчого органу, голова ревізійної комісії (ревізор), а у разі створення ради товариства (спостережної ради) - голова і члени цієї ради. Обмеження щодо поєднання однією особою зазначених посад встановлюються законом.
Отже, оскільки голова та члени правління, наглядової ради, а також голова ревізійної комісії акціонерного товариства відповідно до законодавства є членами керівних органів платника податку, то витрати на їх відрядження можуть бути враховані у складі витрат при обчисленні податку на прибуток. Витрати на відрядження засновника товариства будуть враховуватись у складі витрат при обчисленні об’єкта оподаткування у разі, якщо засновник товариства перебуває з товариством у трудових відносинах або є головою чи членом виконавчого органу.
2. Які витрати в рамках відрядження враховуються при визначенні об’єкта оподаткування?
Відповідь: Відповідно до пп.140.1.7 п.140.1 ст.140 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року №2755-VI зі змінами та доповненнями (далі - ПКУ) при визначенні об’єкта оподаткування у складі витрат враховуються такі витрати подвійного призначення: витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Зазначені в абзаці першому цього підпункту витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
Не дозволяється включати до складу витрат на харчування вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми ”чайових”, за винятком випадків, коли суми таких ”чайових” включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плату за видовищні заходи.
До складу витрат на відрядження відносяться також витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.
3. Яким чином визначається розмір добових, якщо працівник протягом однієї доби повернувся з відрядження та виїхав у нове?
Відповідь:Відповідно до пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року №2755-VI зі змінами та доповненнями (далі - ПКУ) добові витрати (витрати на харчування та фінансування власних потреб фізичної особи, понесених у зв’язку з її відрядженням) не потребують документального підтвердження та враховуються у складі витрат при обчисленні податку на прибуток у розмірі не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, - для відряджень у межах України та не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, - для відряджень за кордон.
Сума добових визначається в разі відрядження:
у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.
За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті або документі, що його замінює сума добових не включається до складу витрат платника податку. При цьому, відповідно до п. 138.3 ст. 138 ПКУ суми, відображені у складі витрат платника податку, не підлягають повторному включенню до складу його витрат.
Враховуючи викладене, розмір добових, якщо працівник протягом однієї доби повернувся з відрядження та виїхав у відрядження знову, не повинен перевищувати обмеження, встановлені пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 ПКУ для календарного дня такого відрядження.
Підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, при відрядженнях працівників застосовують Інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджену наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59.
4. Які документи у разі відрядження працівника є підтверджуючими для включення о складу витрат?
Відповідь: Відповідно до пп.140.1.7 п.140.1 ст.140 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року № 2755 – VI зі змінами та доповненнями до складу витрат на відрядження відносяться, зокрема, витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.
Сума добових визначається в разі відрядження:
у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.
За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті або документі, що його замінює сума добових не включається до складу витрат платника податку.
Будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з діяльністю такого платника податку, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю платника податку.
Отже, до складу витрат, що враховуються при визначенні об’єкта оподаткування, включаються суми добових у розмірі, не більше встановленої пп.140.1.7 п.140.1 ст.140 ПКУ норми, за наявності наказу про відрядження, відповідних первинних документів, відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює, а також документів, що підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю платника податку.
5.Чи враховуються обмеження щодо відшкодування добових витрат державним службовцям у розмірі 50% у разі їх відрядження строком до однієї доби в межах України?
Відповідь: Відповідно до абз. 4 пп.140.1.7 п.140.1 ст.140 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року №2755-VI зі змінами та доповненнями (далі - ПКУ) до складу витрат на відрядження, що враховуються при визначенні об’єкта оподаткування, відносяться витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.
Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, встановлені постановою Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 року № 98 (далі - Постанова № 98). Сума добових для таких категорій фізичних осіб не може перевищувати суму, встановлену абзацом четвертим 4 пп.140.1.7 п.140.1 ст.140 ПКУ.
Сума добових визначається в разі відрядження у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.
Таким чином, на державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, суми добових визначаються у розмірах, що не перевищують, встановлені Постановою №98 та пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 ПКУ, граничні норми, за наявності наказу про відрядження та відповідних первинних документів.
Граничні суми витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначені у додатку 1 Постанови №98. Зокрема, зазначеним додатком встановлено, що у разі відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, в межах України сума добових витрат складає 30 гривень.
Згідно з п. 2 Постанови №98, у разі відрядження державного службовця у межах держави перебування строком на одну добу добові витрати відшкодовуються у розмірі 50 відсотків зазначених сум.
На виконання п.12 Постанови №98 Міністерством фінансів України наказом від 17.03.2011 №362 викладено у новій редакції Інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон (далі - Інструкція), затверджену наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 №59, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 31.03.98 за №218/2658.
Норми Інструкції визначають порядок направлення у відрядження та відшкодування витрат, зазнаних у зв’язку з таким відрядженням, виключно для державних службових, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (лист Міністерства фінансів України від 04.05.2011 р. N 31-07230-16-25/11433).
Розділом ІІ Інструкції встановлено Порядок відрядження в межах України. Пунктом 4 розд. ІІ зазначеної Інструкції зазначено, що при відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.
Враховуючи викладене, при відрядженні державного службовця в межах України строком на одну добу добові витрати враховуються у складі витрат платника податку у розмірі, що не перевищує 30 гривень.
6. Яку суму коштів необхідно відображати в податковому розрахунку за ф 1-ДФ (всю суму коштів, що видані на відрядження чи ту. Що не повернута своєчасно
Відповідь: Відповідно до довідника ознак доходів, наведених у додатку до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом ДПА України від 24.12.10 №1020, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, у тому числі надміру витрачені та не повернуті в установлені законодавством строки відображаються у податковому розрахунку за ф. № 1ДФ під ознакою доходу «118».
Згідно із пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року № 2755-VI із змінами і доповненнями (далі – ПКУ) до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу включається сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 ПКУ.
При цьому, відповідно до пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 ПКУ не включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 ПКУ.
Нормами п. 170.9 ст. 170 ПКУ визначено порядок оподаткування сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений строк.
Враховуючи вищевикладене, в податковому розрахунку сум доходів, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку за ф. № 1 ДФ, під ознакою доходу «118», відображаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, які надміру витрачені та не повернуті в установлені законодавством строки.
7. Чи застосовуються штрафні санкції за порушення подання звіту про використання коштів наданих на відрядження?
Відповідь: Відповідно до п. 10 розділу ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59 (далі – Інструкція), з дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі. Рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.
Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров’я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку.
За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження (п. 9 розділ ІІ Інструкції)
Водночас, після повернення з відрядження працівник зобов’язаний надати (згідно з Інструкцією) звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 05.12.2012 N 1276 ”Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання” (далі - Порядок 1276), у терміни, встановлені пп. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), при цьому головною умовою відшкодування витрат на відрядження є наявність оригіналів документів, що підтверджують вартість таких витрат (квитки, квитанції, чеки, розрахунки тощо).
Відповідно до п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Кодексу звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження чи завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.
Крім того, п. 7.39 Положення про ведення касових операцій у національній валюті, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 № 637 ураховується те, що подання звітів про використання коштів із порушенням установлених термінів може дозволятися лише у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи або за інших обставин, які мають документальне підтвердження.
Тобто йдеться про важливі обставини, що виключають провину особи, перешкоджаючи їй вчасно скласти й подати звіт.
Отже, подання звіту про використання коштів з порушенням термінів дозволяється у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи, що має документальне підтвердження.
При цьому, Кодекс не містить норм застосування штрафних санкцій до працівника підприємства, установи та організації за порушення терміну подання звіту про використання коштів, отриманих на відрядження.
Але згідно із п. 170.9 ст. 170 Кодексу оподаткуванню підлягають суми надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк.
8. Яка кількість касових чеків. Що додаються до звіту про використання коштів виданих на відрядження або під звіт?
Відповідь: Відповідно до п.198.2 ст.198 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року №2755-VI із змінами та доповненнями (далі – ПКУ) датою виникнення права платника податку на віднесення сум податку до податкового кредиту вважається дата тієї події, що відбулася раніше:
дата списання коштів з банківського рахунка платника податку на оплату товарів/послуг;
дата отримання платником податку товарів/послуг, що підтверджено податковою накладною.
Згідно із п.201.11 ст. 201 ПКУ підставою для нарахування сум податку, що відносяться до податкового кредиту без отримання податкової накладної, також є:
а) транспортний квиток, готельний рахунок або рахунок, який виставляється платнику податку за послуги зв’язку, інші послуги, вартість яких визначається за показниками приладів обліку, що містять загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця, крім тих, форма яких встановлена міжнародними стандартами;
б) касові чеки, які містять суму отриманих товарів/послуг, загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера та податкового номера постачальника). При цьому з метою такого нарахування загальна сума отриманих товарів/послуг не може перевищувати 200 гривень за день (без урахування податку).
Порядок складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом ДПА України від 23.12.10 №996.
Таким чином, до податкового кредиту включаються чеки, сума отриманих товарів/послуг за кожен день перебування особи у відрядженні по яких сукупно не перевищує 200 гривень (без урахування податку).
9. Чи має право ФОП відшкодовувати витрати на відрядження найманому працівнику?
Відповідь: Згідно ст.121 Кодексу законів про працю України працівники мають право на відшкодування витрат та отримання інших компенсацій у зв’язку із службовим відрядженням. Надання коштів на відрядження врегульовані пп.140.1.7 п.140.1 ст.140 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року №2755-VI (далі - ПКУ), наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 “Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон”, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 р. N 218/2658 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 р. N 362).
Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний надати звіт про витрачені грошові кошти, в тому числі і особисті кошти, які він витратив на службове відрядження, пов’язане саме з підприємницькою діяльністю підприємця, а не за власними потребами працівника.
Умовою відшкодування витрат на відрядження є наявність оригіналу документів, що підтверджують вартість таких витрат (квитки, квитанції, чеки, розрахунки тощо).
Витрати, що не підтверджені документально, або зовсім не підлягають відшкодуванню і включенню до валових витрат підприємця, або можуть бути відшкодовані працівнику за рахунок коштів підприємця з податковими наслідками, тобто, такі витрати згідно з пп. «г» пп.164.2.17 п.164.2 ст.164 ПКУ є додатковими благами відрядженого працівника та підлягають оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб.
10. Чи має право ФОП, яка здійснює відрядження особисто віднести до складу витрат витрати, які пов’язані з даним відрядженням і яким чином оформлювати документи?
Відповідь: Відповідно до п. 177.4 ст. 177 розділу IV Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року № 2755-VІ із змінами та доповненнями (далі – ПКУ) до переліку витрат, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходів, належать документально підтверджені витрати, що включаються до витрат операційної діяльності згідно з розділом ІІІ ПКУ.
Згідно із п. 138.1 ст. 138 розділу ІІІ ПКУ витрати, що враховуються при обчисленні об’єкта оподаткування, складаються із:
- витрат операційної діяльності, які визначаються згідно з п. 138.4, п. 138.6 - 138.9, пп.
138.10.2 - 138.10.4 п. 138.10, п. 138.11 ст. 138 ПКУ;
- інших витрат, визначених згідно з п. 138.5, пп. 138.10.5, 138.10.6 п. 138.10, п. 138.11,
138.12 ст. 138, п. 140.1 ст. 140 і ст. 141 ПКУ.
При цьому, перелік витрат на відрядження передбачений пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 ПКУ.
Враховуючи вищевикладене, фізична особа - підприємець на загальній системі оподаткування не має право включати до складу витрат витрати, які понесені ним під час перебування у відрядженні, оскільки дані витрати не відносяться до операційної діяльності.
ДПІ у Печерському районі ГУ Міндоходів у м.Києві